Gerade in den aktuellen Zeiten ist es wichtig, dass wir:

• die gemeinsamen Spielregeln kennen und uns daran halten
• uns aufeinander verlassen können
• kurzfristige Änderungen und hohe Flexibilität nicht den Rückschluss erlauben, dass auch kurzfristig, kostenfrei storniert werden kann

VORLAUFZEIT

Erfolgreiche Durchführung erfordert eine gründliche Vorplanung.

Bereits mit Ihrer Anfrage stimmen wir eine realistische Gästezahl ab.
Hier bitten wir Sie immer uns auf dem Laufenden zu halten und wir passen unsere Vorplanung im Hintergrund an.
5 Tage vor Veranstaltung benötigen wir dann die finale, verbindliche Gästezahl von Ihnen. Diese sollte dann maximal +/- 10% von der letzten Vorplanung entfernt liegen. Für größere Abweichungen nach unten entstehen dann Stornokosten, wie unten erläutert.

DER LINK ZU UNSEREN AGB

unsere aktuellen AGB – Spielregeln

WARUM STORNOKOSTEN?

Immer wieder werden wir gefragt: Warum entstehen Stornokosten und warum in dieser Höhe?
80% Aufwand entstehen vor Ihrer Veranstaltung, die letzten 20% sind dann für Sie und Ihre Gäste final sichtbar.

Bereits mit Ihrer Anfrage prüfen wir ob im angefragten Zeitraum die Kapazitäten vorhanden sind und reservieren diese zunächst unverbindlich für Sie.
Im Zuge der Angebotserstellung und abhängig von Ihrer Entscheidung wechselt der Reservierungsstatus von unverbindlich in verbindlich.

Wir:

• erstellen Ablaufpläne
• sind im Dialog mit Ihnen treffen weitere Absprachen mit Ihnen
• planen und reservieren die Mengen F&B
• schreiben Ihre Veranstaltung in unserem Jobportal aus
• bestellen Getränke und Lebensmittel
• zeichnen auf Ihre Veranstaltung angepasste Buffet- und Raumpläne
• lagern Equipment aus
• kommissionieren Getränke
• beginnen mit der Vorproduktion – Mis en place
• ……

Stornokosten werden gemäß folgender Regelung berechnet:

• kostenlos bis acht Wochen vor Veranstaltungstag
• 25% der Gesamtsumme des zu erwartenden Auftragsvolumens bis 14 Tage vor Veranstaltungstag
• 60% der Gesamtsumme des zu erwartenden Auftragsvolumens bis sieben Tage vor Veranstaltungstag
• 80 % der Gesamtsumme des zu erwartenden Auftragsvolumen bei Stornierungen die später als sieben Tage vor Veranstaltungstag
• 100 % bei Stornierungen am Veranstaltungstag

Häufig kommt gerade in der 80 und 100%-Phase der Einwand, aber wir haben doch gar nichts getrunken und gegessen!
Von außen betrachtet logisch, warum soll das berechnet werden!

Stellen Sie sich vor Sie haben an Ihrem Geburtstag Gäste. Alles ist geplant, eingekauft… Alle sagen ab und Sie beginnen mit der Rückabwicklung. Gerade bei großen Veranstaltungen sind Aufwand für Planung und Rückabwicklung erheblich aufwendiger als die finale Durchführung.

Ohne Stornokosten müssten wir diesen Aufwand auf durchgeführte Veranstaltungen kalkulieren, was nicht zu rechtfertigen wäre.

Gerade in der Zeit von Covid 19 müssen wir im Vorfeld darüber entscheiden ob wir Veranstaltungen haben oder das Instrument der Kurzarbeit nutzen. Fragen auch immer wieder nach, ob Sicherheit auf Durchführung besteht.
Um das Risiko zu minimieren, versuchen wir, wenn immer möglich, erst 14 Tage vor Veranstaltung mit der finalen Planung zu beginnen und gehen dann mit erhöhter Geschwindigkeit vor. Ab diesem Zeitpunkt ist die Umsetzung unserer Stornobedingungen mehr als erforderlich.

In diesen Zeiten ist es sehr wichtig im Dialog zu bleiben. Bedingt durch den lange anhaltenden Lockdown im Konzert- und Großveranstaltungsbereich haben wir keinerlei Handlungsspielraum.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Hermann Vetter
Geschäftsführer Gesellschafter der Business-Catering Freiburg GmbH